Auto-gestion par la communauté
Quand l'animatrice du Pêle coworking est en vacances, la communauté peut être amenée à s'occuper du Pêle en son absence c'est-à-dire accueillir les usagers éventuels et répondre à leurs besoins.
C'est un rôle ponctuel et qui ne nécessite aucune formation ou compétence particulière. Si tu travailles au Pêle régulièrement, tu en "connais déjà un rayon" !
Les informations ci-dessous t'aideront dans cette mission.
N'hésites pas à nous demander de les compléter ou de les corriger si elles ne te parraissent pas suffisament claires.
Et surtout un grand merci ! Grâce à vous tous le Pêle ne ferme jamais !
Accueil reprographie : photocopie, impression, numérisation, formats A3 et A4, couleurs et noir & blanc. Reliures formats A3 et A4
Services proposés :
Code photocopieur : 00001
Merci de faire attention de sélectionner le mode « noir et blanc » quand la couleur n’est pas nécessaire, particulièrement pour les scans, fonction qu’il faut aller chercher à gauche dans le « mode couleur ».
Une clé USB collective bleue est présente dans le pot à crayons sur la table principale près du photocopieur.
- Copie
- Numérisation (scan)
- Impression
- À partir d’une clé USB en format PDF directement sur le copieur
- Si ton ordi est connecté par le wifi à l’imprimante, à partir d’une clé USB ou après envoi par mail à ton adresse
Les fournitures sont dans le petit placard dans l’entrée (baguettes noires dans le tiroir, 1ère de couverture plastifiée et 4ème de couverture cartonnée, colori aux choix, en dessous)
- Plastification
La plastifieuse est sur l'étagère en face du coin-cuisine. Les plastiques A3 et A4 sont rangés verticalement sur l'étagère au dessus.
Tous les prix de vente sont affichés au dessus du photocopieur.
Si le client trouve que ce n’est pas assez cher, la vache tirelire est à disposition :)
Prêt de l’ordinateur Toshiba aux personnes qui travaillent dans l’espace.
Prêt de câbles, chargeurs….
Tout est rangé dans le tiroir de droite sous la banquette aux coussins jaunes.
Accueil Coworker
Après l'avoir invité à se désinfecter les mains et à s’installer, lui donner :
- le code du wifi
- la fiche de renseignements à compléter (français/anglais recto/verso dans la pochette plastique jaune sur l'étagère à côté du téléphone)
- noter l’heure pour savoir en partant combien de temps il a travaillé.
Les informations à lui donner :
- le tarif est de 6 € par heure et toute heure commencée est due mais on calcule toujours ce qui est le plus avantageux pour le coworker :
si le temps passé est inférieur à 4h, paiement à l’heure
si le temps passé est supérieur à 4h, paiement du tarif d’une 1/2 journée pour les 4 premières heures et 6 € par heure supplémentaire
si le temps passé est de 6h et plus, paiement du tarif d'une journée.
- pendant le temps passé :
- * café, thé, eau, sirop à volonté et ce qui est sorti sur le bar (fruits, chocolat, gâteaux...)
- * s'ils ont besoin, le prix inclut l’impression d’une dizaine de pages N&B ou 5
- couleurs pour chaque heure travaillée. Si impression supplémentaire, paiement au tarif affiché.
S'ils travaillent sur PC, faire comme pour les impressions ci-dessus en passant par la clé USB au format PDF.
- les appels téléphoniques peuvent se faire au poste individuel en parlant doucement. Sinon, utiliser la cabine téléphonique qui est gratuite :).
- les visios se font désormais dans l’une des cabines vitrées qui coûte le prix d’un poste individuel (tarif expliqué ci-dessus) + 3€ / heure pour inciter à ne pas squatter plus que le temps nécessaire et qu’elle puisse être accessible à d’autres.
Gestion
- date de l'encaissement
- mode de paiement : espèces ou chèque
- montant encaissé dans la case du produit vendu : reprographie, heure PI (Poste Individuel), 1/2 jour PI, jour PI, Supp. poste isolé ….
Les forfaits sont dans une boîte format carte de visite à côté de la caisse..
Indiquez "HEURE ou 1/2 JOUR." au sommet avec le nom et la date de la vente (valable 1 an).
- demander au client de donner son nom, son adresse postale (impérative pour créer la fiche client dans notre logiciel de gestion) et son adresse mail pour lui envoyer
- informe-le que je la ferai en rentrant
- note ce qu’il a acheté et le mode de règlement pour que je sache quoi facturer !
Divers
Si quelqu’un veut adhérer à l’association, demande lui de me contacter à mon retour.
Si besoin d’acheter quelque chose nécessaire au bon fonctionnement du Pêle, prends des espèces dans la caisse et SURTOUT demande un reçu ou une facture AVEC TVA (pour la compta).
Merci d’arroser les plantes si elles ont soif, de vider les poubelles quand nécessaire… comme à la maison quoi !